CSVを更新したら、先月は出ていた商品名が「#N/A」になった。行数が増えたのに、検索結果や合計が前回と同じに見える。そんなとき、まず疑いたいのは式そのものだけではありません。VLOOKUPが見に行く範囲と、今回取り込んだ元データの範囲が合っているかを確認します。
製造業の見積や案件管理でExcelを使うと、月ごとに増減するCSVを既存の表へ取り込むことがあります。元データを残し、式の対象・照合キー・件数や金額を順に確かめれば、原因を切り分けやすくなります。
固定範囲は、指定した行の外まで自動では見に行かない
たとえば式が =VLOOKUP(A2,元データ!$A$2:$D$100,4,FALSE) なら、検索対象はA2:D100です。次のCSVに101行目以降のデータが増えても、式の参照範囲がそこまで含んでいなければ、追加行は検索対象外になります。新しい品番が見つからず「#N/A」になったり、集計対象から抜けたりする可能性があります。
一方、行数が減ったときに必ずエラーになるわけではありません。古い行が式の範囲に残っていれば、削除したはずのデータが検索・集計に残ることもあります。更新前後で行数が違うという事実だけで原因を決めず、式の参照先と実データの最終行を見比べます。
また、VLOOKUPの最後の引数を省略すると近似一致として扱われます。品番や伝票番号のように一件を特定したい照合では、完全一致の FALSE（または 0）を明記します。
式を直す前に、元CSVと取り込み後の範囲を記録する
- 元CSVを別名で保存し、受領したファイルを上書きしない。
- データの件数、見出し、列順、最終行を記録する。
- 品番・日付・数量・金額など、照合に使う列の形式を確認する。
- 式の検索範囲が、今回の元データの先頭行から最終行までを含むか確認する。
CSVをExcelへ取り込むときは、品番を数値に変換しないよう列のデータ型にも注意します。「00123」と「123」は、数値としては同じに見えても、品番なら別の識別子かもしれません。先頭0やハイフンが変わると、範囲を直しても照合できない原因が残ります。
更新が続く表は、Excelテーブルを参照先にする方法がある
毎回行数が変わる一覧では、元データを見出し付きのExcelテーブルにして、テーブル全体を式の参照先として使う方法があります。通常の固定セル範囲と違い、テーブルにデータ行を追加すると構造化参照の対象も調整されます。式のコピーや新しい行への入力も管理しやすくなります。
- CSVを取り込んだ表で、見出しが1行、列名が重複していないことを確認する。
- データ範囲を選び、Excelの「テーブルとして書式設定」または Ctrl+T でテーブルにする。
- テーブル名を分かる名前にし、追加データがそのテーブル内に入っていることを確認する。
- 照合式の参照先をテーブルにし、品番などのキーと戻す列が正しいかテストする。
CSVを貼り直す運用によっては、テーブルの外へ貼り付けたり、既存範囲を置き換えたりすることがあります。テーブル化だけで更新が自動的に正しくなるわけではありません。更新後にテーブルの最終行を見て、今回の全データが範囲内にあることを確かめます。
テーブルへ変更できない既存ファイルなら、名前定義や十分な参照範囲など別の方法もあります。ただし、先の行まで広げるだけだと空白行・重複行まで含む場合があるため、式を変える前に表の構造と更新手順を確認します。
「#N/Aを消す」だけでは、取り漏れの確認にならない
IFERRORでエラー表示を空欄にすると、画面は見やすくなることがあります。ただ、未登録の品番や範囲外の新規行も見えなくなるため、原因確認の前に一括で隠すのは避けます。まずエラー行を「要確認」として残し、該当キーが元CSVにあるか、表記・範囲・重複を調べます。
同じキーが元データに複数ある場合、検索結果が意図した行とは限りません。品番だけで一意にならないなら、品番と日付、または伝票番号など、業務上の一意キーを確認します。どの組合せが正しいか不明なときは、式で推測せず担当者に確認します。
最後は件数・金額・元明細の3段階で照合する
- 件数: 元CSVの明細件数と、取り込み後・検索後の件数を比べる。空白行や見出しを件数に含めていないかも見る。
- 金額: 元データと集計結果の合計を比較する。差があれば、対象期間・除外行・重複計上を確認する。
- 明細: 先頭・末尾だけでなく、新規追加・変更・エラーの行を中心に、品番、日付、数量、金額が同じ行の情報として対応しているか見る。
合計が一致しても、同額の行が入れ替わっている可能性は残ります。件数と合計だけで完了にせず、変化したキーやエラー行を元明細まで戻って確認します。照合が終わるまでは、元データ列を残し、修正値を同じ列へ上書きしない方が差分を追いやすくなります。
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参考資料
画面名や利用できる関数はExcelの版によって異なる場合があります。既存ブックを変更するときは、コピーで試してから実ファイルへ反映してください。