CSVの列名が違うとき、対応表でデータをそろえて集計する方法

同じ種類のCSVを月ごとに集めたのに、片方は「売上」、別のファイルでは「売上金額」。品番が「商品コード」、数量が「個数」と書かれている。列名が違うだけで、集計式や取り込み手順が止まったり、必要な列を見落としたりします。

列名だけを機械的に置き換える前に、「名前が違うだけで意味は同じか」を確認します。製造業の見積・受注・在庫表では、似た名前でも税込／税抜、発注数／入荷数など中身が違うことがあります。意味を確かめてから、元データを残したまま標準名へそろえるのが安全です。

最初に「別名」と「意味の違い」を分ける

たとえば、複数の販売明細をまとめる前に、次のような対応表を作ります。

「売上」と「売上金額」が同じ意味とは限りません。税の扱いや返品の含め方が違うなら、無理に同じ列へまとめず、別項目として扱うか、依頼者・担当者に確認します。品番と商品コードも、同じ値が入っていることを数行で照合してから対応づけます。

対応表は、少なくとも「ファイル種別」「元列名」「標準列名」「データ形式・単位」「必須／任意」「確認メモ」を持たせます。たとえば、販売管理システムAの「商品コード」を標準列「品番」へ対応づける、といった形です。新しい取込元が増えたとき、前に何をどう判断したかを再利用できます。

ExcelのPower Queryで列名を変更しても、元データ側の見出し自体を書き換える操作ではありません。ただし、次回ファイルで見出しが変わると既存の処理が列を見つけられず、更新エラーになることがあります。元CSVを保持し、取込後の列名・処理ステップ・更新結果を確認します。

必須列がファイルにない場合は集計を止めて確認します。任意列がない場合も、空欄でよいのか、別の列へ移ったのかを対応表に記録します。列がないことを0として埋めたり、空欄を勝手に0へ変えたりすると、実績ゼロと未入力を区別できなくなります。

新しいファイルを受け取ったら、ヘッダーの一覧と前回との差分を確認します。想定外の列が増えた場合は、すぐ捨てず用途を確認。似た名前の列が2つある場合は、どちらを正とするか決めるまで集計対象を確定しません。

列をそろえたら、元ファイルごとに行数、対象期間、金額の合計を記録します。統合後に件数が大きく減っていないか、同じ明細を二重に取り込んでいないかを確認します。金額を比べるときは、税込／税抜、通貨、返品・取消の扱い、対象期間をそろえてください。

合計が合っていても、品番と数量が別の行にずれている可能性は残ります。追加・変更された行、空欄・重複・変換エラーの行を元CSVまで戻って確認します。品番の先頭0やハイフンも、識別子として元の表記を保つのが基本です。

AIに集計や分類を頼む場合も、対応表・列の意味・単位を先に決め、元データと出力を照合できる形にします。機密情報や個人情報は、利用するサービスのルールを確認し、必要のないデータを渡さないようにします。AIの出力だけを正として、元データの確認を省くことはできません。

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Power Queryの機能や画面はExcelの版で異なる場合があります。実ファイルへ反映する前に、原本のコピーで更新テストを行ってください。