毎月届くCSVをExcelに取り込んでいると、ファイル名が「受注.csv」から「受注_202610.csv」に変わったり、担当者ごとに保存先が違ったりします。前回のファイルを移動・改名すると、単一ファイルを直接参照する式やPower Queryの接続先が見つからなくなり、更新で止まることがあります。
更新を安定させるには、まず「どこを読み込むか」と「どのファイルを今回の対象にするか」を分けて決めます。年月や工場を名前で追えるようにし、取込後はファイル名・件数・金額・元明細を確認します。自動化より先に、毎回同じ手順で対象を選べる状態を作るのが近道です。
単一ファイル参照と、フォルダ一括取込を分けて考える
Excelの式やPower Queryが「この名前の、この場所のCSV」を直接参照している場合、名前や保存場所を変えると参照先が切れることがあります。まずクエリのソースが単一ファイルなのか、フォルダなのかを確認してください。
- 単一ファイル参照: 毎回同じファイル名・場所で置き換える運用が簡単です。過去ファイルを残す場合は、別の保管場所へ移します。
- フォルダ取込: 専用フォルダへ新しいCSVを入れて更新できます。ただし、対象外のファイルや過去分まで一緒に読まない条件が必要です。
複数CSVを結合する方法は、列の構造や形式が同じファイルをまとめるのに向いています。列名や列構成が違う場合は、先に対応表を決めるか、ファイル種別ごとに処理を分けます。列名のそろえ方はCSV列名の対応表を作る記事で整理しています。
取込対象と保管先を混ぜない
例えば、取込用と保管用を別の場所にします。
| 場所 | 用途 | 運用ルール例 |
|---|---|---|
| CSV取込対象 | 次の更新で読むファイル | 更新対象だけ置く。二重登録しない |
| CSV保管／2026／2026-10／工場A | 受領した原本の保存 | 原本名を変えず、対象期間・工場を記録 |
| CSV保管／差替・対象外 | 差替版や集計対象外 | 通常の取込対象と分け、採否を記録 |
フォルダ取込の仕組みがサブフォルダも対象にする場合、取込フォルダの中へ保管済みファイルを置くと、過去分まで再び読み込む可能性があります。処理済みを別の場所へ移すか、フォルダパス・拡張子・ファイル名で対象を絞ります。フォルダの中身を一度確認してから更新する習慣も有効です。
年月・工場・データ種別を同じ順で記録する
ファイル名は、担当者が見て対象を判断できる順にそろえます。例えば 2026-10_工場A_受注明細.csv のように、年月、拠点、データ種別を固定順で記載します。出力し直したファイルがある場合は _差替1 などを付けても、旧版と新版を同時に集計しないルールを決めます。
ファイル名だけに情報を閉じ込めず、取込後の一覧にも「元ファイル名」「対象年月」「工場」「取込日」を列として残します。ファイル名を変更せざるを得ないときも、どの明細がどの原本から来たか追いやすくなります。ファイル名の表記が変わっても、元の列名やデータ自体を勝手に書き換えないようにします。
- 受領した原本は保管場所へ保存し、ファイル名を記録する。
- 対象年月・工場・データ種別と、今回読むファイルを一覧で確認する。
- 重複ファイル、再出力版、一時ファイルを対象に含めるか決める。
- 取込後の出力へ元ファイル名などの識別情報を残す。
更新後は、件数・金額・元明細を照合する
更新ボタンを押してエラーが出なかっただけでは、必要なCSVを全部読めたとは限りません。ファイル単位で取込前の明細件数を控え、取込後の件数と比べます。対象期間・工場ごとの行数も見れば、ファイルの抜けや対象外データの混入に気づきやすくなります。
金額を照合するときは、税込／税抜、返品・取消、対象期間、通貨など集計条件をそろえます。合計が一致しても別の行が抜けて同額の行が混ざることはあるため、新規・差替・エラーの明細を元CSVまで戻って確認します。詳しい照合の順番はCSV更新でVLOOKUP範囲を確認する記事も参考になります。
Power Queryのフォルダ取込は、同じ形式・構造の複数ファイルをまとめる用途に使えます。フォルダ内の全ファイルを無条件に結合するのではなく、拡張子・フォルダパス・対象年月などで読み込む範囲を確認し、列構造が変わったファイルは別途確認してください。クエリの更新後にも、元ファイル名・件数・金額・明細の確認を残します。
見積前の確認項目を手元に置きたい方へ
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参考資料
- Microsoft Learn：Power Queryで複数ファイルを結合する
- Microsoft Learn：Power Queryフォルダーコネクタ
- Microsoft Learn：Folder.Files関数
Power Queryの画面や利用可能な機能はExcelの版・接続元によって異なります。更新の仕組みを変える前に、原本のコピーと少数のサンプルで対象範囲を確認してください。